Factures : ne rien oublier !

Quelles sont vos obligations ?

Définition d’une facture 

La facture matérialise une transaction financière suite à une opération commerciale.Elle a une valeur juridique.

Elle constitue un justificatif comptable et sert de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction). La facture est obligatoire entre professionnels (en double exemplaire).

Dans le cas d’une facturation à un particulier, elle n’est obligatoire que dans certains cas.

Pour la vente de marchandises :

  • à la demande du client,
  • Dans le cadre de la vente à distance (attention, la réglementation est très précise quant aux mentions à faire apparaître pour les ventes sur internet),
  • Ou les livraisons intra-communautaires exonérées de TVA.

Pour la prestation de service, il est obligatoire d’émettre une note, en double exemplaire :

  • pour un prix supérieur à 25€TTC,
  • À la demande du client,
  • Ou dans le cadre de certains travaux immobiliers.

Attention, certaines activités ont des obligations particulières de facturation : en savoir plus.

 Une facture, étant une pièce comptable, elle doit être conservées pendant 10 ans, au format papier ou numérique (attention, il faut garantir la reproduction à l’identique). 

En savoir plus.

A noter :

une facture pro forma est un document provisoire et n’a donc aucune valeur comptable.

Attention, le délai maximum de paiement entre professionnels est maintenant de 60 jours à date de facturation. (ou 45 jours fin de mois).

Les mentions obligatoires

  • le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
  • la date d'émission de la facture,
  • la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
  • le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne, et du client professionnel (sauf montant < ou = 150 €),
  • la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
  • la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
  • le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises,
  • toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)
  • Le numéro du bon de commande en lien avec la facture
  • L’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du vendeur et de l’acheteur.

Attention, quelques cas particuliers :

  • pour l'EIRL : le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou bien du signe EIRL, l'objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté,
  • pour l'artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale, les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
  • la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé »),
  • la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
  • la qualité de franchisé,
  • la qualité de titulaire d'un Cape (Contrat d'appui au projet d'entreprise), ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.

L’avoir

Dans ces cas-là, le fournisseur doit établir une facture d'avoir en plusieurs exemplaires.

Cette facture doit comporter :

  • la mention " avoir ",
  • les références de la facture initiale,
  • le montant HT de la remise consentie à l'acheteur,
  • le montant de la TVA correspondante.

Source : cliquer ici.